La constitution d’une flotte de véhicules est un enjeu majeur pour les entreprises. En effet, elle permet de combler les besoins en termes de mobilité tout en optimisant les flux routiers liés à l’activité de l’entreprise. Qu’il s’agisse d’acquérir des véhicules de service ou des voitures de fonction, certaines règles sont décisives pour le choix et la gestion du parc automobile. Cet article survole les principaux points à prendre en compte pour constituer une flotte de véhicules !
Évaluer les besoins de mobilité de l’entreprise
Il s’agit d’une étape importante du processus de constitution d’une flotte automobile. En faisant l’acquisition de nouveaux véhicules, l’entreprise souhaite combler des besoins de mobilité spécifiques qu’il faut bien déterminer.
Plusieurs facteurs sont à considérer selon qu’il s’agisse de constituer une flotte automobile pour la première fois ou de renouveler des véhicules existants : le budget, le nombre des bénéficiaires, les besoins pour chaque métier, etc. Des constructeurs automobiles proposent des offres spécifiquement adaptées aux gestionnaires de parc, c’est le cas de Toyota avec son offre de gestion de flotte automobile.
Dans le cas d’un renouvellement du parc automobile, il faut analyser les coûts de maintenance des véhicules existants et les comparer avec les coûts d’acquisition de nouveaux modèles pour déterminer les priorités de remplacement pour chaque véhicule.
Déterminer la taille et les caractéristiques de la flotte automobile
Une fois les besoins identifiés, les gestionnaires doivent déterminer la taille et les caractéristiques de la flotte automobile. Cette étape est cruciale puisqu’une mauvaise évaluation aura des répercussions importantes sur la gestion du parc automobile.
Par exemple, une flotte trop importante engendre des coûts élevés, que ce soit pour l’acquisition ou l’entretien des véhicules. En revanche, une flotte trop petite ne permet pas de satisfaire tous les besoins de l’entreprise.
Par ailleurs, même si le choix des modèles n’est pas fait à cette étape, il est important de déterminer le type et les spécifications techniques des véhicules à acquérir en fonction des tâches qu’ils doivent accomplir. Par exemple, si une entreprise de transport de marchandises souhaite constituer une flotte, une analyse préliminaire permettra de déterminer si elle a besoin de véhicules utilitaires légers, de grands fourgons ou d’un mélange des deux.
Élaborer une politique automobile (car policy)
La politique automobile est un document qui précise toutes les règles qui doivent régir l’acquisition, l’attribution, l’utilisation et la gestion de la flotte automobile. Elle prend en compte plusieurs critères tels que :
- Les coûts prévisibles d’acquisition et d’utilisation des véhicules.
- La zone géographique dans laquelle sera utilisé chaque véhicule.
- Les conditions en cas d’utilisation privée.
- La durée de détention des véhicules.
- Les procédures à suivre pour l’entretien et la réparation : contrats d’entretien, choix des prestataires de services, gestion directe, etc.
Préparer une grille d’attribution des véhicules
Il s’agit d’une grille qui liste tous les véhicules de la flotte de l’entreprise (marques, modèles, caractéristiques) ainsi que les conditions d’attribution pour chaque véhicule. Pour fixer clairement les critères d’attribution, il faut répondre à 3 questions principales :
- L’activité professionnelle du collaborateur, nécessite-t-elle un véhicule de service ?
- Les besoins en déplacement, peuvent-ils être comblés par d’autres solutions de mobilité ?
- Dans le cas d’une attribution d’une voiture de fonction, des indemnités kilométriques ou une gratification salariale seront-elles plus avantageuses ?
Une fois les règles d’attribution définies, il faut préciser les conditions d’utilisation : durée de mise en service, participation du collaborateur dans les frais d’utilisation, options accessibles, etc.
Sélectionner les véhicules pour votre flotte auto
Généralement, une entreprise a intérêt à constituer un parc automobile homogène et limité en termes de marques et de modèles. Une telle démarche aura pour avantage de renforcer sa position de négociation, que ce soit auprès d’un concessionnaire, dans le cas d’un achat ou d’une LLD pour les professionnels, ou encore auprès des sociétés de location.
Par ailleurs, cette option permet aussi de faciliter la gestion de la flotte et d’optimiser les frais d’utilisation, notamment ceux d’entretien et de maintenance. Par exemple, avec un parc constitué d’une seule marque de véhicules, il est possible de confier toutes les opérations de maintenance à prestataire de service spécialisé dans cette marque. Ainsi, l’entreprise peut négocier des remises spéciales et développer une relation durable avec le prestataire de service.
Choisir le mode d’acquisition
En général, il existe 3 options pour acquérir une flotte de véhicules : l’achat, le crédit-bail et la location longue durée. Acheter des véhicules au comptant nécessite d’immobiliser des ressources importantes. Cela dit, c’est une solution intéressante dans la mesure où elle permet d’augmenter le patrimoine de l’entreprise tout en offrant plus de liberté en matière de gestion des véhicules.
Dans le cadre d’une acquisition par crédit-bail, aucun apport initial n’est généralement requis à la date de signature du contrat. Une option d’achat est prévue au terme du contrat permettant à l’entreprise d’acquérir le véhicule à un prix préférentiel si elle le souhaite. Par contre, les loyers sont généralement plus élevés qu’une LLD ou qu’un crédit bancaire.
La location longue durée reste une option privilégiée pour des entreprises qui ne souhaitent pas s’occuper de la gestion des véhicules de service. En effet, le loyer peut inclure certains frais liés à l’utilisation du véhicule tels que l’entretien, la réparation, la fourniture d’un véhicule de remplacement, etc. En revanche, contrairement à une acquisition par crédit-bail, l’entreprise ne peut pas acquérir le véhicule à la fin du contrat de location. De plus, un kilométrage annuel est généralement fixé dans le contrat. En cas de dépassement de ce kilométrage, des frais supplémentaires pourront être appliqués.